開會的關鍵-->有交集才不會空談!

 

我們團隊中有一位公關好手,他手上握有許多資源,因此如果能夠將我們團隊和他的資源整合,或許就能成就更多彼此想實現完成的事,所以在不久前,我們召開了一次會議,談論彼此是否可以在今年展開合作。

 

在會議一開始,為了掌握時間流程,我們先請對方分享手上的資源現況,在全盤了解以後,便能匯整雙方意見,但是到了會議當中,我們原先的設計便因為雙方的對話默契不夠,變成了時間不斷延伸但卻一直說不到重點的狀況。

 

此話怎說呢?對方因為在述說自己的資源的時候,花了非常久的時間,以致於會議流程時間佔比出現了很大的失衡,我是會議引導人,幾次試著想將會議流程導入正軌,但是對方只要有說話的時機,便開始長篇大論地述說自己正在做的事,每當我們想停下來嘗試聚焦,一輪到他說話的時候,話題就又開始被拉走了,我看再這樣下去,恐怕會變成鬧劇一場,這會議淪為了他的演講,大家只是聽他分享,找不到重點和結論。

 

這個時候我開始跳出來,用帶領的方式帶領所有人的話題,第一步我把對方他所說自己有做的付出,用重點且快速的方式說過一次,這個方式是為了讓對方知道我很認真的在聽他說話,第二步我很老實地把我們現階段沒有產出行動的情況點出,並請對方理解與體諒,第三步我提出我認為我們可以產生的交集,請對方思考是否這樣的方式可行。

 

在會議結束前,我們議定了一個可以行動的小方向,約定好彼此可以朝什麼方向努力,什麼時間點來做,也讓這次的會議對大家可以有正向的幫助。

 

走出會議室,我自己有很大的體悟-我們總希望對方可以了解我們自己,因此我們非常努力,但是當我們努力過了度,卻忘了傾聽對方的需求,相互照顧彼此所需,會不會到最後變成了浪費時間?而浪費時間還算是好的,更可怕的是變成從此再也沒有機會,在對話中試著找到彼此的交集是件重要的事,有交集不空談,這樣的心情與讀者共勉。




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#開會的技巧

#有交集不空談 

 

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